A ver, no nos volvamos locos. No es la funcionalidad del año, pero puede ayudar a determinados usuarios.
Esta funcionalidad permite asignar tareas simples a usuarios del sistema. Ejemplo:
Si necesitas que el USUARIO1 realice alguna actividad muy concreta y quieres dejar constancia de ello en Business Central.
El mejor ejemplo que se me ocurre es el de solicitar a un determinado usuario una acción concreta sobre un registro o varios registros de la aplicación. Vamos a trabajar, (si os parece, y si no también), con el poco sorprendente ejemplo de revisión de una factura de venta.
Elementos
Las dos opciones habilitadas son:
- Tareas de usuario.
- Grupos de tareas de usuario.
Comencemos con la segunda.
GRUPOS DE TAREAS DE USUARIO
Creamos un grupo de tareas para no estar asociando usuarios a tareas repetitivas. Si tenemos X usuarios responsables de asumir determinadas tareas (más de una por favor), aprovecharemos a crear un grupo donde asociemos a dichos usuarios. En el apartado de “Tareas de usuario”, esta configuración cobrará sentido.
TAREAS DE USUARIO
Vamos por partes.
General
Campo “Asunto” y “Descripción de la tarea” no merece mayor comentario. Si necesitáis ayuda con estos campos, cerrad este artículo y dedicad vuestro tiempo a otra cosa.
Estado
Aquí tenemos dos opciones:
“Usuario asignado a”. Además de la deficiente traducción, este campo está dirigido a configurar el usuario responsable de completar la tarea, (si es que es sólo uno).
“Grupo de tareas de usuario”. Aquí cobra sentido nuestra anterior configuración.
“Fecha de vencimiento”. El usuario que crea la tarea podrá especificar una fecha de vencimiento para esta tarea. Será la fecha límite en la que debe ser completada, a partir de ahí, vendrán los lloros para quienes obvian esta fecha.
“% completado”. El usuario que debe completar la tarea deberá ir marcando el % de avance de la misma.
“Fecha de inicio”. Fecha en la que debe iniciarse la ejecución de la tarea.
“Prioridad”. Muy básico todo, no hace falta mayor explicación.
“Usuario completado por”. Otra mala traducción. Se autocompletará con la información del usuario que complete la tarea.
“Fecha de finalización”. Fecha en la que el usuario responsable de completar la tarea ha procedido a cerrar la misma.
Elemento de la tarea
En este apartado informaremos del vínculo donde podrá dirigirse el usuario para tramitar la tarea encomendada. Existen dos opciones: Informe o Página. En ambos casos, el usuario responsable de completar la tarea podrá abrir dicho vínculo para facilitar la acción encomendada.
Por último, revisemos las opciones de la cinta de opciones:
“Vaya al elemento de la tarea”. El sistema abrirá de forma automática el contenido y configuración del apartado: “Elemento de la tarea”.
“Marca completada”. Una vez el usuario responsable de completar la tarea finalice la tarea encomendada, activará este botón de acción y la tarea quedará completada.
“Periodicidad”. ¿Se trata de una tarea que debe realizarse con cierta frecuencia o es una intervención puntual? Para el primer caso, activaremos esta opción y nos encontraremos con esta pantalla muy sencilla de completar:
Una vez completada la configuración, el usuario responsable de completar las tareas encomendadas encontrará dichas tareas en su “Área de trabajo”, aquí:
Resumen: ¿Tiene sentido esta funcionalidad? Creo sinceramente que sí, pero debe ir acompañado de un proceso interno de gestión donde se indique a los usuarios del sistema determinadas obligaciones. ¿Cuál sería la una de ellas? Revisar con cierta periodicidad las tareas pendientes de completar.