Vista de análisis por ‘dimensiones’ en Business Central.

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Las vistas de análisis son la pera. Así, como toda aseveración profesional que puedo hacer al respecto. Bueno, alguna más puedo hacer, más profesional incluso.

Creo que sin las ‘vistas de análisis’ no seríamos nada, o seríamos menos.

Cuando uno lleva unos meses o años cargando información contable en el sistema. Cuando has pasado meses diseñando la mejor estructura de dimensiones posibles para dotar a tu sistema contable de un sentido analítico. Cuando ha pasado todo eso, la última pregunta que uno se hace es:

¿Y ahora qué?

Pues ahora, ‘Vista de análisis’.

Si necesitáis revisar la ayuda estándar, aquí os dejo el link.

Vista de análisis, (por dimensiones).

Las ‘vistas de análisis’ por dimensiones son movimientos, (en este caso de contabilidad, pero también existen otros complementarios que analizan ventas, compras, cobros, etcétera. Denominados: «informes de análisis»), contables agrupados por fechas y distribuidos por dimensiones; que pueden ser filtrados por cuenta, periodo y dimensiones incluidas en su proceso de agrupación.

Las ‘vistas de análisis’ no crean movimientos contables nuevos, crean vistas sobre esos movimientos ya creados para poder ser analizados con posterioridad a su registro. Estos análisis pueden ser realizados directamente sobre dichas agrupaciones o pueden servir para ser incluidos en ‘Esquemas de cuentas’ que permitan una profundidad de análisis diferente. Recordemos que sobre esto ya os hablé en anteriores artículos, aquí: ‘Esquemas de cuentas’.

Para una mejor aproximación:

  1. Tenemos movimientos contables registrados analíticamente.
  2. Tenemos movimientos de análisis de esos movimientos contables comprimidos para una determinada fecha y filtro de cuenta contable y dimensión.

¿Qué utilidad tiene esto?

Sencillo. Puede que necesitemos analizar nuestros ingresos por dos dimensiones analíticas en particular. Puede que necesitemos controlar dichos ingresos contabilizados en dos de las quince cuentas contables de ingresos con las que trabajamos. Puede que esos movimientos contables de esas cuentas de ingresos de esas dos dimensiones los estemos explotando en herramientas externas, (PowerBI), o internas, (Esquema de cuentas).

Configuración básica.

Echemos un primer vistazo.

En la imagen de arriba podemos observar el acceso a la «Vista de análisis». Al acceder nos encontramos con la lista de vistas y posteriormente, al entrar en el menú ‘Edición’, con la siguiente pantalla:

En esa pantalla tenéis todo lo que necesitaréis para configurar una primera vista de análisis por dimensiones. En nuestro caso utilizaremos: «GEN_LEDGER», vista utilizada en este blog que vamos a proceder a modificar.

En código y nombre estableceremos datos de identificación genéricos. Origen cuenta quedará establecida como ‘cuenta contable’ y el filtro cuenta lo modificaremos para incluir cuentas del grupo 7. La compresión nos ayuda a manejar un menor número de movimientos, siempre en función de nuestras necesidades. Si nuestros análisis son mensuales y no es importante para nosotros el detalle diario del análisis, podremos comprimir los movimientos generados por mes. Establecer una fecha inicial es clave para lograr una vista temporal acotada. Actualizar al registrar nos evitará tener que actualizar manualmente la vista, siendo ésta alimentada por cada registro contable producido en las cuentas contables, dimensiones y fechas indicadas en la vista. Por último, si quisiésemos incluir presupuestos para posteriores estudios comparativos, lo llevaríamos a cabo activando la opción Incluir pptos. Por último, tenemos la opción de bloquear la vista.

Vamos a configurar nuestra vista con algún dato que nos sirva de ejemplo…

Loading…

Y ya estaría…

He señalado el punto de menú que nos permite activar la opción «Actualizar al registrar». Creo que es conveniente tenerlo siempre activado para olvidarnos de actualizar. El resto de opciones, muy claras, obvio mayores explicaciones.

Al confirmar la actualización automática el sistema nos emite un mensaje que en este caso aceptaremos. Queremos que haga una primera actualización de la vista, agrupando los movimiento generados en una nueva tabla.

Y listo, ya tendríamos nuestros primeros movimientos creados, nuestra vista tendría este aspecto:

¡NOTA IMPORTANTE!

En el ejemplo anterior activamos la opción: «Actualizar al registrar». Si quien está leyendo este artículo trabaja en un entorno productivo con una alta generación de movimientos, puede que la activación de esa opción incida negativamente en el rendimiento general del sistema. Hay que entender que con la opción de actualización actividad, el sistema grabará movimientos de análisis en el mismo proceso de registro de documentos. Valorad en este caso si conviene o no activar la opción de actualización automática.

¿Qué otras opciones tendríamos? En términos de ejecución desatendida tendríamos esta:

Esa opción nos permite configurar la ejecución del proceso de actualización de la vista que marquemos en el campo «Código». En nuestro caso, «Código» será igual a ‘GEN_LEDGER’.

Además, si lo que deseamos, (es nuestro caso), ejecutar el proceso de actualización de forma desatendida, abriremos la opción «Previsión…» y configuraremos la ejecución desatendida en la siguiente pantalla:

Efectivamente, lo que estáis pensando. Business Central guarda la ejecución periódica como «Movimiento de cola de proyectos».


Bien. Explicada la nota importante, volvamos a nuestra vista. La dejamos preparada para que se actualizara automáticamente y al mismo tiempo hicimos una primera actualización. ¿Y ahora? Pues ahora habrá que utilizar los movimientos para un primer análisis, ¿no?

Análisis clásico

El análisis clásico lo realizaremos con la ayuda de la opción estándar de visualización, denominada: «Análisis por dimensiones».

No entraré demasiado en la configuración. Demasiado = Nada. Simplemente os muestro la pantalla inicial de configuración y la matriz de consulta. Jugad con la pantalla inicial de configuración, no tiene mayor dificultad. Es esta:

Cambiad los filtros. Ajustad la información que queráis que se muestre en las columnas. Filtrad por fecha, (recordad que la fecha filtrada corresponde con los movimientos generados y configurados en la vista).

Un posible resultado sería este:

Ahí tenemos nuestras tres cuentas y el saldo calculado. He señalado un primer resultado global y el desglose por mes. Esos campos son calculados a partir de la tabla de movimientos de vista de análisis, (tabla con ID: 367), pero el dato final a partir del cual compone esos importes son y serán siempre los movimientos contables.

¿Preparados para explotar esta herramienta? Seguro que sí.

¡ÁNIMO!



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