Los esquemas de cuentas y vista de análisis en Business Central. Se viene artículo largo, aviso. Se viene artículo interesante, segundo aviso.
Introducción
En prácticamente cualquier implantación de Business Central se cuenta con la implantación del área financiera. Podríamos aproximarnos al 99,99 % de las instalaciones de nuestro querido ERP.
Como derivada de la anterior afirmación, el uso de la herramienta de análisis ESQUEMA DE CUENTAS se vuelve fundamental. Analizar el transcurso de mi año fiscal o el PYG de años pasados, (sólo como ejemplo), es clave para cualquier responsable financiero.
Explicar el funcionamiento del ESQUEMA DE CUENTAS me resulta innecesario. Quiero entender y asumir que la práctica totalidad de los usuarios más o menos avezados ya comprenden el funcionamiento de la herramienta y sus vericuetos. Siendo así, me voy a centrar en una funcionalidad que me consta suele pasar desapercibida: la relación entre los ESQUEMAS DE CUENTAS y las vistas de ANÁLISIS DE DIMENSIONES.
Antes de nada…
No vamos a explicar el funcionamiento y configuración del ESQUEMA DE CUENTAS. Nos centraremos en la configuración particular de la herramienta en conjunción con las vistas de ANÁLISIS DE DIMENSIONES.
Tampoco mostraremos la configuración de los ANÁLISIS DE DIMENSIONES y sus VISTAS DE ANÁLISIS. Entendemos que forma parte de otro artículo diferente donde poder explorar dicha funcionalidad.
En cualquier caso, si queréis saber más sobre ESQUEMA DE CUENTAS, aquí os cuentan un montón de cosas interesantes al respecto:
Crear informes financieros en Microsoft Dynamics 365 Business Central
Configuración inicial.
Partimos de la pantalla «Esquema de cuentas» que se abre al entrar en la herramienta.
Observamos en la imagen interior, (señalado en rojo), el campo «Nombre de vista de análisis». Por defecto encontraremos este campo en blanco. Si decidimos trabajar con nuestro esquema de prueba: «BALANCE-X» sin asociar una VISTA DE ANÁLISIS, las siguientes pantallas de configuración y PANORAMA se comportarán de la siguiente forma:
Esquemas de cuentas. Atención
Dependiendo de la configuración del esquema BALANCE-X, el PANORAMA mostrará saldos filtrados de cuentas en fechas determinadas y con DIMENSIONES determinadas por la configuración.
En la anterior imagen destacamos la composición del saldo EFECTIVO, configurado en el ESQUEMA DE CUENTAS: «BALANCE-X» como el sumatorio de movimientos contables de las cuentas:
- 5700001
- 5720002
- 5730001
- 5740001
Vista de análisis
Hemos señalado el origen de los saldos para que posteriormente comprendamos el efecto de utilizar VISTA DE ANÁLISIS. En este caso, el sistema nos señala que la descomposición del saldo viene dada por el sumatorio de saldos de dichas cuentas obtenido directamente del PLAN DE CUENTAS, (C/G).
Regresemos a nuestra pantalla inicial: «ESQUEMA DE CUENTAS».
En un rápido vistazo a la configuración de la vista GEN_LEDGER podremos observar lo siguiente:
Se trata de una vista muy simple, (modificada adhoc para este artículo), donde observamos que dicha vista agrupará los movimientos contables de la cuenta: 1000001 desde el día 01/01/2019 y con una compresión diaria. Además, hemos solicitado que la agrupación sea por dimensiones, marcando en este caso:
- DPTO.
- GRUPOCLIENTE.
En este punto del proceso debemos entender el comportamiento del ESQUEMA DE CUENTAS cuando hemos decidido asociar una VISTA DE ANÁLISIS. Recuerdo que lo hacíamos aquí:
Para comprender el comportamiento, vamos a introducirnos brevemente en la ejecución del código Microsoft Dynamics 365 Business Central a la hora de abrir el PANORAMA de un ESQUEMA DE CUENTAS.
Lo que vamos a ver, (y os ayudaré a interpretar), son las instrucciones de código que tiene esta funcionalidad cada vez que abrimos el PANORAMA de nuestros ESQUEMAS DE CUENTAS.
Se viene código, ojo
Cada vez que ejecutamos la operación PANORAMA:
El sistema ejecuta el código anteriormente señalado el rojo. Especial atención a la instrucción señalada donde aparece «AnalysisView». Ese código hace mención al valor anteriormente configurado como GEN_LEDGER y a su existencia como dato asociado al ESQUEMA DE CUENTAS. Lo que quiero demostrar con esto es que el dato GEN_LEDGER modificará el comportamiento del ESQUEMA DE CUENTAS desde el inicio de su ejecución, (PANORAMA).
No vamos a entrar a explicar qué hace cada instrucción de código. En este artículo sólo explicaremos la influencia que tiene sobre el cálculo de totales, saldos, etcétera.
Recordamos que anteriormente analizábamos la línea EFECTIVO de nuestro ESQUEMA DE CUENTAS: «BALANCE-X». Obteníamos un valor de 62.619,57 € de la cuenta: 5700001.
Si realizamos la misma operación, una vez que hemos configurado nuestra VISTA DE ANÁLISIS asociada a nuestro ESQUEMA DE CUENTAS, obtendremos el siguiente resultado:
Consideraciones esquema de cuentas
Varias consideraciones en este punto:
Saldo. No tenemos saldo porque nuestro ESQUEMA DE CUENTAS ha dejado de apuntar al sumatorio de movimientos contables, (tal y como estaba configurado), para pasar a apuntar al sumatorio de movimientos de vista de análisis. Recordamos en este punto que nuestra VISTA DE ANÁLISIS agrupaba movimientos de la cuenta: 1000001, excluyendo de este cálculo la cuenta 5700001 donde sabemos que sí se han producido movimientos.
Origen del saldo. Señalado en rojo podemos observar el literal: «PLAN DE CUENTAS (VISTA DE ANÁLISIS)», diferente del «PLAN DE CUENTAS (C/G)» que teníamos con nuestro ESQUEMA DE CUENTAS sin asociación a la «VISTA DE ANÁLISIS».
Resumen
Los esquemas de cuentas y vistas de análisis en Business Central no son difíciles de gestionar, pero es posible que genere cierto grado de frustración, sobre todo al principio. El ejemplo que hemos utilizado está destinado a provocar un error. De esta forma significamos varias cosas:
- Los «ESQUEMAS DE CUENTAS» muestran una fotografía de datos existentes en el sistema.
- El origen de datos en el sistema, (configurado en los ESQUEMAS DE CUENTAS), determinan el resultado del análisis de un ESQUEMA DE CUENTAS.
- Un ESQUEMA DE CUENTAS puede estar correctamente configurado, (Dimensiones, Filtros de cuentas, Fórmulas, etcétera), pero si el origen de datos no está correctamente configurado, no funcionará correctamente.
Ojo con las configuraciones. En nuestro ejemplo detectamos rápidamente que algo no funciona bien, pero puede darse el caso de tener una diferencia mínima de saldos por no haber configurado correctamente nuestra VISTA DE ANÁLISIS, (ya sea por filtros o por actualización de datos).
No hemos ampliado el conocimiento de esta funcionalidad, pero las dimensiones asociadas a la VISTA DE ANÁLISIS que estamos utilizando también modifican el comportamiento de nuestro ESQUEMA DE CUENTAS.
Reconozco que puede ser una «turra» de artículo, pero son varios los responsables financieros que me he encontrado por mi camino que desconocían la existencia de dicha funcionalidad. Y algún que otro consultor, también.
