Acceso externo a nuestro Sharepoint

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Mira que me costó entender (en su día), la configuración y gestión de Sharepoint. Porque Sharepoint es como el «Halcón Milenario» de Han Solo y compañía, vuela rápido, pero en manos de un inexperto…

Cada vez que intentamos compartir un enlace, o publicamos un archivo en un Canal de Microsoft Teams que está compartido con usuarios externos. Cuando colaboramos en la edición de un fichero Word con un usuario externo a nuestra organización y así quince etcéteras más, estamos utilizando y apelando a la configuración de seguridad de acceso de Sharepoint. Más concretamente al menú de configuración: «Uso compartido» del centro de administración de Sharepoint. Veamos cómo llegamos y qué podemos hacer.

Esta es la ruta de acceso al menú de «Uso compartido» de Sharepoint:

Nos centramos en la última pantalla, donde encontramos las distintas configuraciones que podemos adoptar tanto en la plataforma OneDrive como en la plataforma Sharepoint. Es esta:

Actualmente y tal y como recoge la imagen, el nivel de restricción es muy permisivo. Este nivel «Todos» es adecuado si queremos poder compartir carpetas y archivos sin necesidad de obligar al usuario externo a realizar un inicio de sesión. Simplemente compartiendo el vínculo, ya estaríamos compartiendo un «lugar» o contenido de nuestro Sharepoint o OneDrive.

El siguiente nivel sería «Invitados nuevos y existentes». En este punto se obliga al usuario externo a iniciar sesión o proporcionar un código de verificación que previamente generaría nuestro sistema.

«Invitados existentes» conlleva la obligación previa de pertenecer a un directorio previamente configurado en nuestra dirección, donde incluiremos a todos aquellos usuarios que pueden tener permisos suficientes para colaborar en nuestro entorno a distintos niveles.

«Solo los miembros de su organización» es el nivel más restrictivo. Aquí ya no hablamos de «Usuarios externos» porque dicha posibilidad queda deshabilitada mediante la adopción de ese nivel de configuración.


Otras configuraciones.

No es aquella la única configuración que debemos tener en cuenta. A partir de aquí, en la parte inferior del menú de «Uso compartido», tendremos otras configuraciones complementarias que nos permitirán seguir perfilando los accesos, (más genéricos), que hemos adoptado en líneas anteriores.

No sólo eso. La configuración de acceso a otras plataformas como Microsoft Teams y otros, complementan a esta de Sharepoint, existiendo diferentes niveles de jearquía de acceso que debemos tener en cuenta.

Un buen repaso al área de Administración y Gobernanza de Microsoft 365 y Microsoft Teams es muy necesario, a mi modo de ver. Muchas veces nos lanzamos con demasiada valentía a configurar un entorno tan delicado y abierto como es Sharepoint.


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