El correcto uso de ‘Equipos’ y ‘Canales’ de Microsoft Teams permite disminuir considerablemente el trasiego de correos electrónicos dentro de una organización. Es más que frecuente el envío y recepción de decenas de correos electrónicos con afirmaciones, respuestas, validaciones, agradecimientos y demás comunicaciones innecesarias que llenan nuestra Bandeja de Entrada. Hemos hablado en este blog de algunas herramientas que mejoran nuestra productividad en el uso de Microsoft Outlook, como por ejemplo la «limpieza de conversaciones» y la vista de «mostrar mensajes en conversaciones».
En el caso que nos ocupa damos un paso más, pero en combinación con Microsoft Teams.
Si disponemos de un ‘Canal’ de discusión dentro de un ‘Equipo’ Microsoft Teams, tenemos la posibilidad de compartir un correo electrónico con el resto del ‘Canal’, y esto lo podemos hacer sin necesidad de reenviar dicho correo electrónico a todos los integrantes. Pasar de ‘reenviar’ a ‘exponer’ es la diferencia entre recibir diez correos electrónicos de: «recibido», «gracias», «cuenta con ello», a no recibirlos.
En el siguiente vídeo os explico cómo hacerlo.
Antecedentes.
Un usuario recibe un correo electrónico de Microsoft Learn. Dicho usuario pertenece a un ‘Equipo’ Microsoft Teams denominado: «Blog-natxohernandez.com». En dicho ‘Equipo’ existe un ‘Canal’ dedicado a Microsoft Learn donde se van publicando novedades y alimentando la discusión conjunta sobre aspectos clave del aprendizaje genérico en las aplicaciones de Microsoft.
El usuario que recibe el correo electrónico entiende que es importante compartir su contenido con el resto del ‘Equipo’. Las opciones comunes nos empujan a reenviar el correo electrónico a una lista de distribución, direcciones de correo electrónico en el Para y en el CC y demás acciones habituales. Lugares comunes. Pero existe una opción mucho más productiva, «la exposición» de la información.
Os inserto un GIFT y os paso un enlace para todo aquel que tenga interés en descargarse el vídeo. En este enlace lo tenéis disponible: Descargar vídeo.
Exponer información en un ‘Canal’ de Microsoft Teams mediante el envío de un correo electrónico.
La gracia de todo este asunto está en la copia de la dirección de correo electrónico del ‘Canal’ de Microsoft Teams, a partir de ahí, el resto es muy intuitivo.
Copiar dirección correo electrónico ‘Canal’ de Microsoft Teams.
Un truco simple que nos ayudará a gestionar la información de una manera mucho más productiva.
